كيف تنظّم صيانة سيارات التأجير وتتابع تكلفتها؟

1. افتح أمر شغل يصف الحالة

سجّل المركبة والعطل وتاريخ الدخول والورشة المسؤولة وموعد التسليم المتوقع. وصف مثل «صيانة عامة» يصعب مراجعته لاحقًا؛ دوّن المشكلة والإجراء المطلوب بوضوح.

عند استقبال سيارة عائدة من عقد، راجع حالة التشغيل قبل إتاحتها للحجز. الهدف هو ظهور السيارة بحالتها الصحيحة لفريق الحجوزات، وتحديد من يتابعها حتى انتهاء العمل.

2. راجع التكلفة قبل اعتماد العمل

افصل قطع الغيار عن أجور العمالة وحدد الجهة المتحملة للتكلفة. سجّل الموافقة المطلوبة وفق سياسة الشركة، خصوصًا عندما تتغير الأعمال أو القطع عن التقدير الأول.

لا تعتبر التكلفة الفعلية مساوية للتقدير تلقائيًا. إذا أضافت الورشة بندًا، راجع السبب والموافقة قبل إغلاق الطلب. استخدم نفس طريقة التسجيل في الفروع لتسهيل المقارنة.

3. تابع التأخير والطلبات المفتوحة

راجع السيارات المنتظرة للفحص أو القطع أو الموافقة، وحدد إجراءً لكل حالة. تأخر الموافقة يختلف عن تأخر الورشة، والتفريق بينهما يساعدك على معالجة سبب الوقوف.

• من المسؤول عن متابعة الورشة؟
• هل موعد التسليم المتوقع ما زال مناسبًا؟
• هل يوجد بند تكلفة يحتاج مراجعة؟
• هل يحتاج فريق الحجوزات تعديل خطة إتاحة المركبة؟

4. وثّق الإغلاق قبل إتاحة السيارة

بعد استلام السيارة، راجع العمل المنفذ والتكلفة النهائية وحالة المركبة. تأكد من توثيق الفحص المطلوب حسب إجراءات شركتك قبل إتاحتها للتأجير.

بعد ذلك قارن أوامر الشغل المتكررة للمركبة نفسها: هل يعود العطل؟ هل تتكرر القطع؟ وهل تتناسب تكلفة الوقوف والصيانة مع دور السيارة في الأسطول؟ هذه مراجعة تشغيلية، وليست تشخيصًا فنيًا بديلًا عن الورشة.

كيف تنظّم هذه الدورة في أسطولك؟

أسطولك يوفر أوامر شغل للورش الداخلية والخارجية، مع قطع الغيار وأجور العمالة والتكلفة والجهة المتحملة. تتبع الموافقات إعدادات الشركة، وتُراجع حالة المركبة عند اكتمال أمر الشغل.

في العرض التجريبي، اطلب فتح أمر شغل وتسجيل تكلفة وتمريره بالموافقة ثم إغلاقه. بهذه الحالة تستطيع تقييم ملاءمة النظام لطريقة تشغيل الورش والفروع في شركتك.